Audit Protection & Defence
Een andere belangrijke reden om expertise van WeOptimise in te schakelen is wanneer een organisatie wordt geconfronteerd met de bijna onvermijdelijke Software Audits. Het recht op een audit is een integraal onderdeel van elke softwarelicentieovereenkomst en fabrikanten zoals Microsoft en Oracle oefenen dit recht routinematig uit. Microsoft en Oracle kondigen gewoonlijk minimaal eenmaal in de drie jaar een vorm van audit aan. Dit kan in vele vormen worden weergegeven en betekent niet noodzakelijk dat de klant wordt verdacht van niet-naleving, maar omdat de voorwaarden van de overeenkomst audits toestaan. Een overtredende klant wordt tevens verplicht de audit te betalen als blijkt dat de verschillen groter zijn dan 5 procent van de volledige compliance, hierdoor is er zeer weinig financieel risico voor de fabrikant. Het is uiterst zeldzaam om een grote onderneming of zelfs een mkb-onderneming te vinden die binnen 5 procent van de compliance ligt. De fabrikant heeft dus weinig risico om de kosten te dragen, maar wel aanzienlijke mogelijkheden voor hogere inkomsten.
De term ‘audit’ kan voor de meeste mensen aanstootgevend lijken, daarom presenteren softwarefabrikanten het vaak als een ‘Friendly Review’ of zelfs als een aanbod om de klant genereus te helpen met hun SAM-positie (Software Asset Management). Het bericht van de fabrikant is dat ze de klant helpen met hun SAM-procedures, maar de klant moet alle geïnstalleerde software rapporteren en betalen voor software zonder licentie, die tijdens de “geassisteerde” evaluatie wordt ontdekt. Softwarefabrikanten zullen dit verdedigen en ontkennen dat dit een audit is, maar telkens wanneer een organisatie wordt gevraagd om hun implementatiegegevens te delen met de fabrikant en de fabrikant hen dwingt nieuwe licenties te kopen om tekorten te dekken, dan is het opeens een audit.
Het inzetten van WeOptimise in deze fase heeft veel voordelen bij het ontzorgen van software licenties. Naast de al eerder genoemde, is het een kwestie van timing en beschikbaarheid van middelen. De timing van True-Ups en verlengingen is vooraf bepaald, maar audits kunnen op elk moment plaatsvinden. Het proces vergt veel tijd en expertise. Het inschakelen van WeOptimise maakt het daarom buitengewoon nuttig, omdat u met experts gaat werken die regelmatig klanten helpen bij audits. Bij We Optimise kunnen we u niet alleen door het proces begeleiden, maar kunnen we ook uw organisatie helpen bij het evalueren en verdedigen van onnauwkeurige bevindingen.
Audit of een Friendly Review bij u aangekondigd? Dan bent u bij ons op het juiste adres! Heeft u een audit gekregen van een officieel accountancy bureau zoals EY of Deloitte? Of een Friendy Review van Microsoft? Schakel ons dan snel in!
Een audit resulteert namelijk meestal in hoge boetes en het afnemen van vele licenties aan het einde van een beoordeling. Dat is erg zonde van het geld, vooral als de spelregels in het belang van de fabrikant wordt toegepast of als het een “Friendly Review” zou zijn geweest. WeOptimise kan u hierin voorzien van onafhankelijk advies. Wij zorgen ervoor dat u niet onterecht te veel betaald en passen de spelregel toe in uw belang. In een recente opdracht hebben we een klant meer dan € 700.000 bespaard!
