Dit is de dag waarop u niet zit te wachten. Uw softwareleverancier heeft u een brief gestuurd met het verzoek om een ​​Audit.

Je wist dat deze dag zou komen, maar je hoopte op wat meer tijd om je voor te bereiden.

Maar je staat nu in de schijnwerpers, of je het nu leuk vindt of niet. Wat doe je hierna?

1. Handel snel. Er kan enige tijd zijn om uw huidige licentiepositie te evalueren / wijzigen voordat de Audit begint, dus gebruik deze tijd verstandig om eventuele onmiddellijke zorgen weg te nemen.

2. Overweeg om grote wijzigingen uit te stellen. Meestal volgt de Auditor 90 dagen terug, dus grote veranderingen worden niet aanbevolen.

In sommige gevallen is er specifiek geschreven dat er geen wijzigingen mogen worden aangebracht zodra de Audit begint.

Vraag de leverancier om te bevestigen wat er nodig is.

3. Niet te veel delen. Zorg ervoor dat u bij het beantwoorden van de vragen van de Auditor alleen de gestelde vragen beantwoordt.

Uw antwoorden moeten nauwkeurig zijn. Geef ze de informatie die ze nodig hebben en niets meer. Wees behulpzaam, maar niet overdreven informatief.

4. Besteed veel aandacht aan wat specifiek wordt gecontroleerd. Het hoeft niet altijd de hele omgeving te zijn, onlangs hebben we bijvoorbeeld gezien dat klanten alleen werden gecontroleerd op specifieke delen van hun omgeving, zoals OTA of SPLA. Maak niet meer werk voor u dan nodig is.

5. Let op wat u schrijft! Onthoud dat uw opmerkingen zullen  terug verschijnen in de ELP-documentatie. Wees dus voorzichtig met uw verklaringen, opmerkingen, beweringen enz. aangezien deze als bewijs tegen u kunnen worden gebruikt.

6. Onthoud dat een Audit een onderhandeling is. Niet alles dat niet aan de eisen voldoet, resulteert in een factuur. Sommige leveranciers zijn bereid concessies te doen en begrip te hebben voor uw situatie, maar alleen als u meewerkt en behulpzaam bent bij het proces. Je moet je kaarten goed spelen.

7. Pas het geleerde toe om de volgende keer beter voorbereid te zijn. Hoewel achteraf gezien iets geweldigs is, de beste manier om te reageren op een Audit is jezelf vooraf te controleren. Nadat u net een Audit hebt doorlopen, kunt u deze ervaring gebruiken om een ​​goed op te bouwen intern pre-Audit proces zodat u de volgende keer beter voorbereid bent.

Uiteindelijk is een Audit onvermijdelijk, dus de beste manier om u voor te bereiden op een Audit is door zelf een Audit uit te voeren.

Als u kwalitatieve data goed bijhoudt en regelmatig uw eigen naleving test, dan zal een echte Audit uiteindelijk veel minder storend zijn.

Als u onlangs een Auditverzoek heeft ontvangen of hulp wilt om u beter voor te bereiden op het onvermijdelijke, neem dan contact met ons op.